Vorsicht "Fake": Rechnungen von Absendern, die Sie gar nicht kennen

Vorsicht „Fake“: Haben Sie Rechnungen von Absendern erhalten, die Sie gar nicht kennen?

 

In beinahe regelmäßig wiederkehrendem Turnus erhalten wir für unsere Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) per Briefpost täuschend echt aussehende Rechnungen von Absendern, die wir nicht kennen und zu denen wir in keinem geschäftlichen Verhältnis stehen. Sogar die Ansprechpersonen unserer Firma sind korrekt genannt.

 

Dabei ist die Masche oftmals die gleiche: Deutsche (und inzwischen auch internationale) Geschäftemacher versenden eine scheinbare Rechnung und hoffen darauf, dass vorschnell eine Überweisung vorgenommen wird. 

Dies sollten UG-Verantwortliche aber keinesfalls tun, denn die angebliche Rechnung ist gar keine Rechnung, sondern lediglich eine Offerte – also ein Angebot. Letzteres ist allerdings oftmals nur im „Kleingedruckten“ unter Einsatz einer sehr guten Lesebrille zu erkennen – häufig sogar erst auf der Rückseite der scheinbaren Rechnung. Dort ist dann niedergeschrieben, dass der Rechnungsempfänger das Angebot durch seine Überweisung annimmt.

Handelt es sich hier um einen Betrugsversuch?

 

Die Beantwortung dieser Frage sollte Juristen überlassen werden. Ich vermute jedoch, die Versender derartiger „Rechnungen“ werden sich auf das Kleingedruckte berufen und dort findet sich dann vermutlich ein Passus, nach dem es sich um ein preislich klar ausgewiesenes Angebot handele.

 

Wie kommen die Firmen an Ihre Datensätze?

  • Da die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) im Handelsregister eingetragen ist, können die Versender Ihre Daten bequem über das Unternehmensregister abrufen.
  • Betreibt Ihre Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) eine Website, so werden die Daten aus dem Impressum entnommen.

Wie können Sie sich vor dieser Masche schützen?

  • In einem ersten Schritt sollten Sie überprüfen, ob der Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Haus vorangegangen ist und welcher Ihrer Mitarbeiter die Bestellung veranlasst hat.
  • Des Weiteren sollten Sie kontrollieren, ob zu dieser Rechnung ein Lieferschein eingegangen ist. So können Sie ausschließen, dass Rechnungen ohne gelieferte Ware bezahlt werden.
  • Gibt der Versender echte Adress- und Kontaktdaten an? Bei einigen der uns zugegangenen Rechnungen fehlte die Anschrift des Versenders.
  • Abschließend „googeln“ Sie bitte kurz Absender, Rechnungsnummer und Vorgang. Oftmals finden sich dann in Foren schon Warnhinweise anderer Empfänger.
  • Grundsätzlich: Wenn mehrere Personen in Ihrer Unternehmergesellschaft tätig sind, sollten Sie ein 4-Augen-Prinzip der Rechnungsprüfung einrichten. Ich empfehle, die sachliche Rechnungsprüfung strikt von der rechnerischen Rechnungsprüfung – mit anschließender Überweisung – zu trennen. Erst wenn die Handzeichen beider Mitarbeiter auf Ihrer Rechnung sind, würde ich die Rechnung überweisen. Letzteres wird bei derartigen „Fake“-Rechnungen natürlich niemals der Fall sein, da kein sachlicher Vorgang – d.h. keine Leistungserbringung – erfolgt ist.

Zwischenzeitlich haben wir nicht nur deutsche „Fake“-Rechnungen erhalten, sondern sogar englischsprachige „Fakes“ aus Montenegro.

 

Abschließend: Ich würde die ignorierte Rechnung aufbewahren und nicht gleich entsorgen. Manchmal folgen nämlich tatsächlich noch weitere „Erinnerungen“, die jedoch wiederum nur Angebote sind. Erfolgt stattdessen dreisterweise eine Mahnung, so können Sie dem Absender gegenüber schriftlich erklären, dass Sie keine Lieferung oder sonstige Leistung erhalten haben. In den meisten Fällen folgt aber gar keine Mahnung.

 

Autor: Alexander Sprick, Rinteln


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